关于做好2020年立卷归档工作的通知
各二级学院、部门、校直单位：
为确保本年度档案立卷归档工作的顺利完成，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
2019年1月1日至12月31日，在学校党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、产品生产与科技开发类等各项工作及活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的历史记录均须整理归档；各单位、个人（个人获奖只提供获奖文件原件）获得市级及以上获奖文件、奖牌、奖杯、锦旗及校际交流中具有保存价值的实物档案须按相关要求整理归档；各二级学院2020届毕业生的毕业合照须按要求（7寸不压膜，注明学院、专业、班级及每位学生姓名）归档；所有归档材料的电子版（文字稿为word、excel格式；图片为pdf、tiff、jpg格式且分辨率不低于300dpi）均须归档。
二、归档时间
1.文书档案：2019年形成的文书档案请于2020年5月31日前移交归档。
2.财会档案：2016年财会档案请于2020年5月31日前移交归档。
3.毕业生合照：2020届毕业生合照于拍照完成后十日内移交归档。
4.学籍档案：
（1）2020届普通生本专科毕业生学籍档案2020年10月31日前移交归档。
（2）2020届继续教育本专科毕业生（1月份毕业）学籍档案2020年5月31日前移交归档；2020届继续教育本专科毕业生（7月份毕业）学籍档案2020年10月31日前移交归档。
（3）2013级远程教育毕业生学籍档案2020年10月31日前移交归档。
三、归档要求
1.严格归档时间。各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，确保在规定时间内，完成本单位的立卷归档工作。
2.确保档案材料的完整性。通知类上级文件有要求报送材料的，必须将报送材料附在通知后一并移交。正式公文有附件的，附件必须一并移交。各单位2019年度有重大活动的，要安排专人负责相关档案的收集，将活动各个环节的档案材料一并移交归档。
3.声像、实物档案的归档。归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、时间、地点、摄影者，内容涉及人物的，需标注人物姓名。数码照片（同一事件照片选取有代表性的）刻录光盘后归档。
4.归档材料的规范性要求。归档文件材料必须用纯黑墨水书写；归档材料需要手续完备，需加盖公章的一定要加盖公章，需签字的地方也要有签字，且末尾一定要有落款时间；归档的材料须是原件，复印件原则上不归档。
5.主办单位负责归档。归档材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供相关材料。
6.档案装订要求。移交的归档材料左边要预留1.2cm左右的装订线，采用三孔一线装订，孔距总长度为18cm。各单位档案管理员对立卷过程的相关问题可随时向档案馆工作人员联系咨询。
7.填写移交目录。各单位移交档案材料时须认真填写档案移交目录（请从滨州学院档案馆网页下载专区下载），目录清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查，移交目录电子版以“单位”命名发送至档案馆邮箱。
四、联系方式
联系地点：办公楼南楼302房间、301房间
联系电话：3190058（88058）、3194698（84698）
邮 箱：bzxydas2014@163.com
联 系 人：仲英涛、崔丽、顾树卫
各单位档案管理员如有变动，请及时通知档案馆（纸质版加盖单位印章），以便开展有关业务工作。
办公室
2020年4月15日
